提案資料をテンプレート化して、営業の質を揃える

成長期に入って営業する人が増えると、提案資料は各自が作り始めます。前の案件のファイルをコピーして書き換える、という作り方が定着していきます。

この状態は、速さと引き換えに二つの問題を抱えています。

コピー運用で起きること

古い情報が残る

前の案件の会社名、古い実績、変更前の料金。コピー元をたどるほど、修正漏れが混ざる確率は上がります。他社名がそのまま残った資料が届いた経験は、受け取る側なら一度はあるはずです。

伝わる内容が人によって変わる

説明の順番も、強調する点も、担当者ごとに違ってきます。相手が複数社を比較しているとき、この差はそのまま印象の差になります。

固定する部分と、自由にする部分

すべてを固めると現場が使わなくなります。分けて考えてください。

固定するのは、表紙、会社紹介、実績、料金の考え方、最後の連絡先。ここは誰が出しても同じである必要があります。

自由にするのは、課題の整理と提案の中身です。ここが案件ごとに変わるからこそ提案になるので、型で縛る意味がありません。

デザインを揃えることの実益

見た目の統一は、印象の問題だけではありません。フォント、余白、色、見出しの大きさが決まっていると、作る人が迷わなくなります。

資料作成の時間は、内容を考える時間と、体裁を整える時間に分かれます。後者をゼロに近づけると、前者に使える時間が増えます。

置き場所と更新の仕方

テンプレートは、最新版がどれか分からなくなった時点で機能を失います。共有ドライブの決まった場所に1つだけ置き、各自のPCにコピーを持たせない運用にしてください。

実績や料金を更新したら、テンプレート側を直します。誰が更新するかを決めておかないと、結局は放置されます。

作る順番

いきなり完璧な型を作ろうとせず、今いちばん多く使われている資料を1つ選んで整えるところから始めてください。それが標準になり、必要に応じて派生を作るほうが現場に定着します。

説明用と送付用を分ける

対面やオンラインで説明する資料と、メールで送って読んでもらう資料は、必要な情報量が違います。

説明用は文字を減らし、話す内容を補助する図に寄せます。送付用は、その場に説明する人がいないぶん、補足を書き足す必要があります。1つで兼ねようとすると、説明中は文字が多すぎ、送付後は情報が足りないという状態になります。

ページ数の目安

提案の場で説明しきれる量に収めるのが基本です。多く盛り込むほど、相手が最後まで集中を保てなくなります。

詳しい情報は別紙や補足資料にまわし、本編は判断に必要なものだけに絞るほうが伝わります。

成果の出ている資料を型にする

ゼロから理想の型を設計するより、いま最も受注につながっている担当者の資料を分解するほうが早く、現場も納得します。

なぜその順番で説明しているのか、どこで相手の反応が変わるのか。本人に聞き取って型に落とすと、暗黙知が全員に渡ります。

判断の目安

提案資料を作る人が2人以上いるなら、テンプレートを用意する時期です。人数が増えてからでは、すでに広まったばらばらの資料を回収する手間が加わります。

スピカデザインでは、経営フェーズごとに必要なクリエイティブを整理した独自の戦略マップをもとにご提案しています。いま何から手をつけるべきか迷われている場合は、サービスページもあわせてご覧ください。

まとめ

• コピー運用は古い情報の混入と、説明のばらつきを生む
• 表紙・会社紹介・実績・料金・連絡先は固定、提案の中身は自由
• 体裁を整える時間が減れば、内容を考える時間が増える
• 最新版を1か所に置き、更新担当を決める