創業期の情報共有はNotionで足りるか。最初に整える社内ドキュメント

人数が増えてくると、情報共有の仕組みが必要になります。そして多くの場合、まずツール選びから始めてしまいます。

ただ、ツールを入れただけでは情報は整理されません。順番として先に決めることがあります。

ツールより先に決めること

どこに何を置くかの原則

資料が散らばる原因は、ツールの数ではなく、置き場所のルールが無いことにあります。契約書はここ、議事録はここ、進行中の資料はここ。この原則が共有されていれば、ツールが複数あっても探せます。

誰が更新するのか

作った人しか更新しないドキュメントは、その人が忙しくなった時点で止まります。誰でも直していいのか、承認が必要なのか。運用のルールを最初に決めてください。

最初に用意しておきたいもの

会社の基本情報

登記情報、口座、各種契約の一覧。誰かが休んでも他の人が対応できる状態にしておくと、事業の継続性が上がります。

業務の手順

受注から納品までの流れ、請求のタイミング、使用ツールのアカウント管理。人が増えたときの説明コストが大きく変わります。

判断の基準

どういう案件を受けるのか、価格をどう決めるのか。ここが言語化されていないと、判断のたびに代表に確認が必要になり、組織が拡大しません。

議事録と決定事項

とくに重要なのは、決まったことを残すことです。話した内容より、何が決まったかが後から効きます。

Notionで足りるのか

創業期の規模であれば、多くの場合は足ります。文章も表もタスクも一箇所にまとめられるため、ツールを増やさずに済むのは利点です。

一方で、自由度が高いぶん構造を決めないと散らかります。「どこにでも書ける」は「どこに書いたか分からなくなる」と表裏一体です。最初に階層を決めておいてください。

また、契約書や会計データなど、専用ツールのほうが適した情報もあります。すべてを一箇所に集めようとせず、置き場所の原則さえ共有されていれば問題ありません。

作り込みすぎない

整備そのものが目的になってしまうことがあります。凝ったテンプレートを作り込んだものの、誰も使わないまま放置される。よくある失敗です。

創業期はまだ業務の形が変わり続ける時期です。完璧な仕組みより、直しやすい仕組みのほうが機能します。まずは必要最低限で始めて、困った箇所から足していってください。

アカウントとパスワードの管理

創業期に最も事故が起きやすい領域です。各種サービスのアカウントが個人のメールアドレスに紐づいていると、その人が抜けたときに引き継げなくなります。

ドメイン、サーバー、各種ツール。会社として管理すべきものは、代表アドレスや共有の管理体制に寄せてください。パスワードそのものをドキュメントに直接書くのは避け、専用の管理ツールを使うのが安全です。

検索できる状態にしておく

ドキュメントは、量が増えるほど探せなくなります。整理の形式にこだわるより、検索して見つかるかどうかを基準にしてください。

そのためには、タイトルの付け方を揃えることが効きます。日付から始める、案件名を必ず入れるといった簡単なルールでも、後から探す速度がまったく変わります。

外部に見せる資料との違い

社内ドキュメントは、正確さと更新のしやすさが優先されます。見た目を整える必要はありません。

一方で、採用候補者に見せるカルチャー資料や、取引先に渡すサービス資料は、伝わり方が成果を左右します。社内向けと社外向けを混同して、どちらも中途半端にならないよう分けて考えてください。

スピカデザインでは、経営フェーズごとに必要なクリエイティブを整理した独自の戦略マップをもとにご提案しています。いま何から手をつけるべきか迷われている場合は、サービスページもあわせてご覧ください。

まとめ

• ツールより先に、置き場所と更新者のルールを決める
• 基本情報・業務手順・判断基準・決定事項の4つから始める
• 創業期の規模ならNotionで足りることが多い
• 完璧な仕組みより、直しやすい仕組みを優先する